ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням зборів суддів
Токмацького районного суду
Запорізької області
№ б/н від 14 вересня 2015 року
ЗАСАДИ
використання автоматизованої системи документообігу
Токмацьким районним судом Запорізької області
Зі змінами та доповненнями, внесеними
рішенням зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області
№ б/н від 29.07.2016 року
№ 9/2020 від 11.09.2020 року
№10/2020 від 28.10.2020 року
№11/2020 від 25.11.2020 року
№5/2021 від 23.09.2021 року
№6/2021 від 03.11.2021 року
№10/2021 від 03 грудня 2021 року
(затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року №30 зі змінами та доповненнями)
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Токмацького районного суду Запорізької області (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу адміністративного судочинства України та Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення)
Засади визначають порядок функціонування та використання автоматизованої системи документообігу в Токмацькому районному суді Запорізької області (далі – автоматизована система), який забезпечує об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження).
1.2. Інші питання, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану системи документообігу суду (далі - Положенням), наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи.
Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:
- надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.
- використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документу суду.
(Пункт 2 доповнено абз. 17 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 11.09.2020 року )
2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи
2.1.1.Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Токмацькому районному суді Запорізької області визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.
Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
2.1.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням та цими Засадами інформацію.
2.1.3. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.
2.1.4. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
2.1.5. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи у Токмацькому районному суді Запорізької області несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – головний спеціаліст Токмацького районного суду Запорізької області.
2.1.6. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
2.2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху
2.2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату Токмацького районного суду Запорізької області, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження.
2.2.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.
2.2.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
2.2.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
2.2.5. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства суду.
2.2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою відповідно до Положення.
2.2.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.
2.3. Розподіл судових справ між суддями
2.3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату Токмацького районного суду Запорізької області, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
2.3.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:
- автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;
- пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;
- розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);
- повторного автоматизованого розподілу судових справ.
(Пункт 2.3.2 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 29.07.2016 року )
2.3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
- за два місяці до закінчення повноважень судді;
- за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);
- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
- у період відпустки судді;
- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;
- під час тимчасової непрацездатності судді;
- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у дні перебування судді, на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;
- в порядку виконання, у разі якщо суддя, який здійснював розгляд основної справи відсутній на робочому місці у передбачених законом випадках (відрядження, хвороба, відпустка тощо).
- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, перебування у нарадчій кімнаті.
Якщо інше не встановлено зборами суддів, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
(підпункт 2.3.3 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 23.09.2021 року )
2.3.4. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за правилами встановленими Положенням та Засадами між суддями, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу; з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження за принципом випадковості.
2.3.5. Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується відповідно до Положення.
Коефіцієнти складності справ у Токмацькому районному суді Запорізької області встановлено рішенням зборів суддів від 03.10.2016 року відповідно до Додатку №4 до рішення Ради суддів України №46 від 09.06.2016 року.
Коефіцієнт складності кримінальних проступків у Токмацькому районному суді Запорізької області встановлено рішенням зборів суддів №9/2020 від 11.09.2020 року у розмірі - 1.
(абз. 3 пункту 2.3.5 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 11.09.2020 року )
2.3.6. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4-2.3.5 пункту 2.3 Положення, не допускається.
2.3.7. Збори суддів Токмацького районного суду Запорізької області мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.
Слідчі судді Токмацького районного суду Запорізької області обираються зборами суддів цього суду за пропозицією голови суду або за пропозицією будь-якого судді цього суду, якщо пропозиція голови суду не була підтримана, на строк не більше трьох років і можуть бути переобрані повторно.
Судді, уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх у Токмацькому районному суді Запорізької області, обираються з числа суддів суду зборами суддів цього суду за пропозицією голови суду або за пропозицією будь-якого судді цього суду, якщо пропозиція голови суду не була підтримана, на строк не більше трьох років і можуть бути переобрані повторно.
2.3.8. Збори суддів Токмацького районного суду Запорізької області мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ, у випадках передбачених Положенням.
2.3.9. Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:
у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);
у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);
у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів;
які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;
які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки;
у разі повторного надходження до суду позовних заяв з передбачених процесуальним законом підстав..
(Пункт 2.3.9 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 29.07.2016 року )
2.3.10 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.
Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
Повернення суддею розподіленої в установленому порядку судової справи без винесення процесуального рішення не допускається.
2.3.11. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
2.3.12. Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в Токмацькому районному суді Запорізької області визначається головуючий суддя, із числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).
Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів Токмацького районного суду Запорізької області з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).
Результатом автоматичного визначення складу колегії суддів є протокол автоматичного визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.
(Пункт 2.3.12 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 29.07.2016 року )
2.3.13. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення та цих Засад.
2.3.14. При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.
Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.
(Абзац третій-четвертий пункту 2.3.14 пункту 2.3 виключено згідно з рішенням зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 29.07.2016 року )
2.3.15. У разі роз’єднання (виділення) судових справ в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.
При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.
2.3.16. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Форма звіту визначена Положенням. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.
Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.3.17. У разі розгляду судової справи колегією суддів до протоколу та звіту автоматично включаються прізвища суддів, які входять до складу колегії із зазначенням прізвища головуючого судді.
2.3.18. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.
Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.
У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.12 пункту 2.3 Засад.
Електронний примірник такого розпорядження (додаток №7) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.12 пункту 2.3 Засад.
(Пункт 2.3.18 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 29.07.2016 року )
Відповідно до Закону України від 13 квітня 2020 року № 558-IX «Про внесення зміни до пункту 20-5 розділу XI "Перехідні положення" Кримінального процесуального кодексу України щодо особливостей судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні та розгляду окремих питань під час судового провадження на період дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19)», тимчасово, на період дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), встановити такі особливості судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальних провадженнях та розгляду окремих питань під час судового провадження: У разі неможливості у визначений цим Кодексом строк суддею (колегією суддів) розглянути клопотання про обрання або продовження запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, воно може бути передано на розгляд до іншого судді, визначеного в порядку, встановленому частиною третьою статті 35 цього Кодексу, або розглянуто головуючим, а за його відсутності - іншим суддею зі складу колегії суддів (першим за протоколом автоматизованого розподілу справи), якщо справа розглядається колегіально.»
(Абз. 6 пунку 2.3.18 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 25.11.2020 року )
2.3.19. Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.
2.3.20. Результатом визначення запасного судді є протокол автоматичного визначення запасного (слідчого) судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
2.3.21 Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення запасного судді. Форма звіту визначена Положенням. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення запасного судді автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення запасного судді автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол автоматичного визначення запасного судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про автоматичне визначення запасного судді може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.3.22. У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол заміни основного судді запасним суддею, що автоматично створюється автоматизованою системою.
2.3.23. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про заміну основного судді запасним суддею. Форма звіту визначена Положенням. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо заміни основного судді запасним суддею автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо заміни основного судді запасним суддею автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол заміни основного судді запасним суддею роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про заміну основного судді запасним суддею може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.3.24.Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Засад.
В неробочі, святкові та вихідні дні автоматичний розподіл цих справ здійснюється серед суддів, визначених графіками чергування, які затверджено наказом голови суду або особи, яка виконує його обов'язки.
Чергування слідчими суддями у неробочі, вихідні та святкові дні встановлюється шляхом призначення на чергування в порядку черговості, з розрахунку два слідчих суддів кожного вихідного, неробочого, святкового дня
(Пункт 2.3.24 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 03.12.2021 року )
2.3.25. Результатом визначення слідчого судді є протокол автоматичного визначення запасного (слідчого) судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
2.3.26. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення слідчого судді. Форма звіту визначена Положенням. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол автоматичного визначення слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про автоматичне визначення слідчого судді може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.3.27. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу), ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.
(Пункт 2.3.27 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 29.07.2016 року )
2.3.28. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються також:
Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.
У разі задоволення відводу/самовідводу слідчого судді скарги та клопотання підлягають повторному автоматизованому розподілу.
У разі повторного автоматизованого розподілу після задоволення відводу/самовідводу слідчого судді, скарги та клопотання по цьому кримінальному провадженню розподіляються слідчому судді, якому було розподілено перше клопотання/скарга після задоволення відводу/самовідводу слідчого судді, як раніше визначеному.
У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді (перебування у відпустці, відрядженні, на лікарняному, тощо) справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.
Якщо клопотання чи скарги по одному кримінальному провадженню розглядали декілька слідчих суддів, нові клопотання та скарги по цьому провадженню передаються слідчому судді, який перший за часом був визначений у кримінальному провадженні.
У разі надходження до суду нового клопотання та/або скарги по кримінальному провадженню, а слідчий суддя, що розглядав перше клопотання за цим кримінальним провадженням не працює або матеріал (справу) неможливо передати йому у передбачених законом випадках (відрядження, хвороба, відпустка тощо) його слід передавати слідчому судді, який розглядав друге клопотання за цим кримінальним провадженням, і так далі.
До підключення модуля автоматизованого розподілу справ та інших підсистем апарат Токмацького районного суду Запорізької області та інші особи використовують Положення про автоматизовану систему документообігу суду у редакції, затвердженій рішенням Ради суддів України від 15.09.2016 з врахуванням рішення Ради суддів України від 12.04.2018 № 16
(Пункт 2.3.28 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 03.11.2021 року )
2.3.29. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктом 2.3.28 пункту 2.3 Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за правилами, визначеними Засадами.
(Пункт 2.3.29 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 29.07.2016 року )
2.3.30. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.
Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
2.3.31. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.23 Положення.
(Пункт 2.3.31 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 29.07.2016 року )
2.3.32. Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.
Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
(Пункт 2.3.32 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 29.07.2016 року )
При повторному автоматизованому розподілу судових справ (у випадку припинення/закінчення повноважень судді, звільнення судді) судді, які приймали участь як слідчі судді в об’єднаному кримінальному провадженні, виключаються з автоматизованого розподілу судових справ між суддями.
(Пункт 2.3.32 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 23.09.2021 року )
2.3.33. Повторному автоматизованому розподілу підлягають клопотання слідчих органів, які підлягають негайному розгляду або розгляду впродовж однієї доби між іншими слідчими суддями у разі перебування слідчого судді в нарадчій кімнаті не менше одного робочого дня на підставі доповідної записки, погодженої головою суду (або особою, яка виконує його обов’язки).
2.3.34. Повторний автоматизований розподіл справ може здійснюватися у разі тривалої хвороби судді (понад 2 місяці), а також кримінальних проваджень у разі закінчення строку перебування підсудного під вартою, якщо головуючий суддя знаходиться на листку непрацездатності.
2.3.35. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.
Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
(Пункт 2.3.35 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 29.07.2016 року )
2.3.36. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.
(Абзац перший пункту 2.3.36 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 29.07.2016 року )
(Абзац перший, другий пункту 2.3.36 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 11.09.2020 року )
2.3.37. Результатом повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді є протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт може бути роздрукований для службового використання в суді.
Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи
(Абзац перший, другий пункту 2.3.36 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 11.09.2020 року )
2.3.38. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.
2.3.39. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених обставин.
2.3.40. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.38 пункту 2.3 Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, притягнення до адміністративної відповідальності особи тощо) здійснюється в порядку, визначеному Засад.
2.3.41. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.38 пункту 2.3 Засад до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.
2.3.42. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями суду.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.
(Абзац другий пункту 2.3.42 пункту 2.3 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 11.09.2020 року )
2.3.43. У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог Положення.
2.4. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)
2.4.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).
2.4.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.
2.4.3 Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
У разі відмови судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи, головою суду (особою, яка виконує його обов’язки) негайно скликаються збори суддів для ініціювання питання про притягнення судді до дисциплінарної відповідальності.
2.5. Визначення присяжних
2.5.1. У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.
Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору.
2.5.2. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.
2.5.3. У разі неможливості виконання основним присяжним своїх обов’язків або у разі його відводу (самовідводу) до участі у судовому провадженні залучаються запасні присяжні.
Основні присяжні визначаються автоматизованою системою із додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа запасних присяжних.
2.5.4. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою–п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору, з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.
Загальна кількість присяжних, визначених частиною першою цього підпункту, має бути не меншою семи осіб з урахуванням кількості основних присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.
Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою–п’ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою із списку присяжних, визначених частиною другою цього підпункту, добираються основні присяжні та визначаються два запасних присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.
2.5.5. Результатом визначення присяжних є протокол автоматичного визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою.
2.5.6. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.
Доступ для коригування протоколів та звітів щодо визначення основних та запасних присяжних автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо визначення основних та запасних присяжних автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол визначення основних та запасних присяжних роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про визначення основних та запасних присяжних може бути роздрукований для службового використання в суді.
(Абзац другий пункту 2.5.6 пункту 2.5 у редакції рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 11.09.2020 року )
(пункт 2.6 виключено згідно рішення зборів суддів Токмацького районного суду Запорізької області від 11.09.2020 року )
2.7. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили.
2.7.1. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.
Суд зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень.
Відомості про набрання судовим рішенням законної сили вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків або головуючим суддею (суддею-доповідачем).
Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.
2.7.2. У Суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:
- у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення.
- у разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;
- у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.
2.8. Надання інформації про стан розгляду судових справ
2.8.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.
2.8.2. Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника. Електронний довідник встановлюється для забезпечення оперативного надання інформації, зазначеної у підпункті 2.8.1 пункту 2.8 Засад.
2.8.3. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".
2.8.4. Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).
2.8.5. На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:
- список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи).
- список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду). Такий список оприлюднюється на веб-сайті Токмацького районного суду Запорізької області;
- список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);
- інформація щодо стадій розгляду судових справ.
Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.
Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.
2.9 Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у суді
2.9.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді.
Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.
З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.
2.9.1. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.
2.10. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.
2.10.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.
2.10.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.
2.11. Підготовка статистичних даних
2.11.1. Автоматизована система забезпечує:
- введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;
- перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;
- формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;
- перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;
- зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;
- формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;
- передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:
- від місцевих судів до територіальних управлінь ДСА України;
- від місцевих судів до ДСА України та вищих спеціалізованих судів;
- формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.
2.11.2. Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України.
2.11.3 Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.
Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.
Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.
У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.
2.12. Передача судових справ до електронного архіву
2.12.1. До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.
3 Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування
3.1. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.
3.2. Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.
3.3. Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суд надсилає до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.
3.4. Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.
3.5. Збори суддів за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.
3.6. Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.
_03_03.png)
